Continuous Improvement Strategy dalam Mengembangkan Mutu Pendidikan

CONTINUOUS IMPROVEMENT STRATEGY

DALAM MENGEMBANGKAN MUTU PENDIDIKAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.       Latar Belakang Masalah

Sebuah organisasi, yang memiliki kualitas tinggi, selalu berusaha untuk mencoba memuaskan para pelanggan mereka. Komitmen manajemen puncak tidaklah cukup untuk menghadirkan layanan/produk yang berkualitas. Masing-masing organisasi harus menerapkan manajemen kualitas yang terintegrasi dan melibatkan setiap personil dalam organisasi tersebut. Pada awalnya, standar ISO 9001 dibentuk sebagai parameter bagi pabrik industri. Kemudian, kebutuhan akan penerapan manajemen kualitas dalam pelayanan industri, yang mengacu pada standar ISO 9001, menjadi berkembang, termasuk dalam institusi pendidikan.[1]

Mengapa pendidikan harus bermutu? Pendidikan saat ini, dalam hal ini persekolahan, dihadapkan pada berbagai tantangan baik nasional maupun internasional. Tantangan Nasional muncul dari dunia ekonomi, sosial, budaya, politik, dan keamanan.[2]

Tuntutan akan lulusan lembaga pendidikan yang bermutu semakin mendesak karena semakin ketatnya persaingan dalam lapangan kerja. Salah satu implikasi globalisasi dalam pendidikan yaitu adanya deregulasi yang membuka peluang lembaga pendidikan (termasuk perguruan tinggi asing) membuka sekolahnya di Indonesia. Oleh karena itu persaingan di pasar kerja akan semakin berat. Mengantisipasi perubahan-perubahan yang begitu cepat serta tantangan yang semakin besar dan kompleks, tiada jalan lain bagi pemerintah dalam fungsinya sebagai penyelenggara pembangunan di bidang pendidikan dan lembaga-lembaga pendidikan untuk mengupayakan segala cara untuk meningkatkan daya saing lulusan serta produk-produk akademik lainnya, yang antara lain dicapai melalui peningkatan mutu pendidikan. Usaha peningkatan mutu layanan pendidikan tersebut salah satu di antaranya adalah dengan menerapkan manajemen mutu terpadu (Total Quality Management). Penerapan manajemen mutu dalam pendidikan ini lebih populer dengan sebutan Total Quality Education (TQE). Dasar dari manajemen ini dikembangkan dari konsep Total Quality Management (TQM), yang pada mulanya diterapkan pada dunia bisnis kemudian diterapkan pada dunia pendidikan. Secara filosofis, konsep ini menekankan pada pencarian secara konsisten terhadap perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement) untuk mencapai kebutuhan dan kepuasan pelanggan.[3]

B.        Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang dipaparkan di atas, maka untuk memudahkan pembahasan, dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

1.    Apakah definisi continuous improvement?

2.    Bagaimana konsep dasar continuous improvement?

3.    Bagaimana penerapan continuous improvement di lembaga pendidikan?

C.      Tujuan Pembahasan

Tujuan pembahasan dalam makalah ini agar pembaca tahu tentang:

1.      Definisi continuous improvement.

2.      Konsep dasar continuous improvement.

3.      Penerapan continuous improvement di lembaga pendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Definisi Continuous Improvement

Improvement berasal dari kata improve yang artinya meningkat, dimana pada dasarnya meningkat adalah berubah menjadi lebih baik. Menurut www.BrainyQoutes.com ada beberapa definisi dari improvement, yaitu :

ü  Tindakan untuk meningkatkan, kemajuan atau pertumbuhan.

ü  Tindakan untuk membuat keuntunganatau apapun yang menguntungkan.

ü  Beralih ke sesuatu yang lebih baik atau praktis.

ü  Penambahan atau perbaikan, seperti bangunan, pembukaan, saluran air, pagar, dll, di tempat.

ü  Sebuah tambahan yang berguna, atau modifikasi, mesin, pembuatan, atau komposisi.

ü  Kemajuan menuju yang lebih baik.[4]

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa continuous improvement adalah peningkatan dan perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul.

Sebenarnya istilah continuous improvement mengacu pada konsep Kaizen di Jepang. Kaizen adalah suatu istilah dalam bahasa Jepang yang dapat diartikan sebagai perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkelanjutan. Perbaikan secara terus-menerus dan berkesinambungan, dimulai dengan pengembangan tim dan harus didukung oleh tim kerja.[5] Dalam hal ini perbaikan bersifat sedikit demi sedikit (step by step improvement).

Menurut Kinlaw (1992), kegiatan continuous improvement tersebut meliputi kepuasan pelanggan, proses kerja, dan performansi supplier yang dapat didesain dan diterapkan dengan berhasil bila dikerjakan dalam tim kerja.[6]

Kaizen harus dilaksanakan oleh perusahaan atau organisasi yang menggunakan filosofi Total Quality Management. Kaizen merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi.

Menurut Gazper (1994), pandangan yang komprehensif dan terintegrasi dalam Kaizen tersebut meliputi: berorientasi pada pelanggan, pengendalian mutu secara menyeluruh (total quality management, robotic atau menggunakan robot sebagai alat bantu, gugus kendali mutu, sistem saran, otomatisasi, disiplin di tempat kerja, pemeliharaan produktivitas secara menyeluruh dan terpadu, penyempurnaan dan perbaikan mutu, tepat waktu, tanpa cacat, kegiatan kelompok-kelompok kecil, hubungan kerja sama antar manajer dan karyawan, serta pengembangan produk.[7]

Kaizen mempunyai semangat mengadakan perbaikan secara terus-menerus dan berkesinambungan dengan berpedoman pada semangat, “Hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esuk harus lebih baik dari hari ini. Tidak boleh ada hari yang lewat tanpa perbaikan.”

Di Amerika kemudian muncul istilah reengineering, yang berarti mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai ke akar-akarnya.[8] Istilah ini dimunculkan oleh orang Amerika untuk menyaingi konsep Kaizen di Jepang dan untuk melompat dari ketinggalan Amerika dari Jepang, agar Amerika tidak terkesan selalu berada di belakang Jepang. Setelah diadakan perombakan total maka pemeliharaan danpeningkatan secaraterus-menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan.

B.       Konsep Dasar Continuous Improvement

Perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkesinambungan merupakan salah satu unsure penting fundamental dari TQM. Konsep perbaikan terus-menerus diterapkan baik terhadap proses, produk maupun orang yang melaksanakan perbaikan itu sendiri.

Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada urutan dan langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan hasil output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keadaan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.[9]

TQM diwujudkan dalam rangkaian proyek-proyek berskala kecil. Filosofi TQM memang berskala besar, inspirasional dan meyeluruh, namun implementasi praktisnya justru berskala kecil, sangat praktis, dan berkembang. Intervensi drastis tidak sesuai dengan semangat perubahan yang ada dalam TQM. Skema yang muluk-muluk tidak akan menimbulkan kemajuan, sebab hal sedemikian sering terjebak pada kurangnya sumber daya, dan buntunya sumberdaya bisa mengakibatkan sinisme dan ketidakpuasan.

Esensi Kaizen adalah proyek kecil yang berupaya untuk membangun kesuksesan dan kepercayaan diri, dan mengembangkan dasar peningkatan selanjutnya. Sebuah institusi harus melakukan aktifitas dengan teliti, proses demi proses, isu demi isu. Dalam jangka waktu tertentu metode ini lebih berhasil daripada langsung melakukan perubahan dalam skala besar. Hal lain yang perlu ditekankan untuk melakukan perbaikan mutu adalah bahwa implementasi tersebut tidak harus menjadi proses yang mahal. Menghabiskan uang tidak dengan sendirinya bisamenghasilkan mutu, meskipun dalam tahap-tahap tertentud apat membantu.[10]

Selanjutnya untuk mewujudkan paradigma continuous improvement, harus ditanamkan personal value yang cocok dengan paradigma tersebut, yakni: kejujuran, kerendahan hati, kerja keras, kesabaran, keterbukaan dan keberanian.[11]

(1)   Kejujuran

Kejujuran adalah kemampuan orang untuk mengatakan kenyataan sebagaimana adanya. Untuk memungkinkan orang untuk melakukan improvement, orang harus mampu melihat penyimpangan yang terjadi sebagaimana kondisi yang diperlihatkan oleh fakta yang dikumpulkan. Biasanya sepanjang fakta tentang proses dan sistem yang dikumpulkan tidak berkaitan dengan kepentingan seseorang, orang tersebut dapat memiliki kemampuan untuk melihat fakta tersebut sebagaimana adanya. Namun jika misalnya fakta tentang penyimpangan tersebut berkaitan dengan kepentingan orang tersebut (misalnya akan mempengaruhi kinerjanya, dan fakta tenatng kinerja ini akan mempengaruhi penghargaan keuangan yang akan diterimanya), kejujuran orang akan diuji. Jika anggota organisasi tidak memiliki personal value yang menjunjung tinggi kejujuran, improvement berkelanjutan tidak akan dapat terwujud.

(2)   Kerendahan hati

Diperlukan kerendahan hati dalam belajar, karena dalam belajar orang harus mengakui bahwa ia tidak tahu dan ia perlu belajar lebih banyak. Dalam belajar orang dapat menjadikan siapa saja gurunya, baik dari personel yang baru masuk kerja sampai yang sudah pensiun, dari personel bawahan sampai kawan sekerja, dari personel kantor sampai personel pabrik. Diperlukan kerendahan hati untuk menjadikan siapa saja guru kita dalam melakukan improvement berkelanjutan. Bahkan pesaingpun perlu dihormati, karena kalau perusahaan dapat mencapai suatu improvement, pesaingpun dapat mencapainya. Diperlukan kerendahan hati untuk mengakui keunggulan pesaing.

(3)   Kerja keras

Continuous improvement memerlukan penghargaan tinggi terhadap kerja keras yang tidak kenal lelah. Improvement berkelanjutan memerlukan semangat untuk bereksperimen, dan eksperimen selalu mengandung kemungkinan gagal. Penghargaan tertinggi terhadap kerja keras dapat mencegah terjadinya keputusasaan karena kegagalan.

(4)   Kesabaran

Kesabaran adalah kemampuan seseorang untuk menerima kelainan yang terjadi dalam diri orang tersebut untuk jangka waktu panjang. Di dalam paradigma improvement berkelanjutan, orang di dorong untuk melakukan eksperimen dalam improvement terhadap proses dan sistem. Setiap eksperimen mengandung kemungkinan gagal. Personel harus memiliki kemampuan untuk menerima kegagalan, karena kemampuan ini yang mengantarkan mereka menuju keberhasilan eksperimen menghasilkan improvement. Kesabaran adalah kemampuan seseorang di dalam menerima kegagalan dalam jangka panjang.

(5)   Keterbukaan

Keterbukaan terhadap hal baru merupakan nilai yang perlu dijunjung  tinggi oleh seluruh personel perusahaan, untuk menjadikan mereka senantiasa mampu membaca setiap perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis yang meraka hadapi. Nilai keterbukaan terhadap hal yang baru memingkinkan organisasi perusahaan melakukan penggeseran paradigma, jika kondisi lingkungan memerlukan penggeseran tersebut. Pergeseran paradigma merupakan awal improvement yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. Keterbukaan terhadap sesuatu yang baru dilandasi oleh kejujuran dalam melihat kenyataan, keberanian, kerendahan hati, luasnya wawasan, dan pengetahuan (knowledge) yang dikuasai oleh personel perusahaan.

(6) Keberanian.

Keberanian adalah keteguhan hati seseoarnag dalam mempertahankan pendirian, keyakinan, prinsip, visinya; keteguhan hati dalam mengambil posisi. Keberanian juga berarti juga kemampuan untuk merubah pikiran; kemampuan untuk mengatakan, ‘Saya tidak tahu, namun saya akan menari jawabannya’; kemampuan untuk mengetahui bahwa dirinya tidak sempurna; kemampuan untuk tetap belajar, tidak puas dengan sukses yang telah dicapai; kemampuan untuk melatakkan prinsip diatas prasangka dan di atas expediency (cari mudahnya saja). Keberanian adalah kapasitas untuk tetap maju dengan adanya ketakutan dan penderitaan yang menyertainya. Keberanian adalah kapasitas untuk tetap maju dengan adanya ketakutan dan penderitaan yang menyertainya. Keberanian bukan berarti bebas dari adanya ketakutan, karena ketiadaan rasa takut merupakan suatu jenis kerusakan otak.

C.      Continuous Improvement di Lembaga Pendidikan

TQM adalah sebuah pendekatan praktis, namun strategis, dalam menjalankan roda organisasi yang memfokuskan diri pada kebutuhan pelanggan dan kliennya.Tujuannya adalah untuk mencari hasil yang lebih baik. TQM bukan merupakan sekumpulan slogan, namun merupakan suatu pendekatan sistematis dan hati-hati untuk mencapai tingkatan kualitas yang tepat dengan cara-cara yang konsisten dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. TQM dapat difahami sebagai filosofi perbaikan tanpa henti hingga tujuan organisasi dapat dicapai dan dengan melibatkan segenap komponen dalam organisasi tersebut.[12]

Pulungan (2001) dalam http://makalahmeza.blogspot.com mengemukakan bahwa Manajemen Mutu Terpadu (MMT) adalah filosofi dan sistem untuk pengembangan secara terus menerus (continuous improvement) terhadap jasa atau produk untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction).[13]

Persaingan global dan selalu berubahnya permintaan pelanggan merupakan alas an perlunya dilakukan perbaikan secara terusmenerus (continuous improvement) di lembaga pendidikan. Untuk mencapai perbaikan secaraterus-menerus, kepala sekolah tidak cukup bila hanya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan atau dengan kata lain never accept the status quo

Pelaksanaan continuous improvement meliputi:

ü  Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan

ü  Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efisien

ü  Evaluasi ulang, standarisasi, dan pengulangan proses.[14]

Selanjutnya langkah-langkah dalam melakukan continuous improvement dapat digambarkan dalam siklus berikut:

Gambar 2.1 Siklus Continuous Improvement

1.      Define:

•  Mengidentifikasi proses target

•  Mengatur sebuah timperbaikan

•  Jelaskan masalah, keprihatinan atau kesempatan

•  Kumpulkan data kinerja saat

•  Membuat peta proses

2.  Identify:

•  Mengidentifikasi proses pelanggan dan pemasok

•  Tentukan input proses dan output

•  Mengidentifikasi limbah dan nilai tambah kegiatan

•  Tentukan persyaratan proses

•  Membuat daftar potensial perbaikan

3.  Select:

•  Menetapkan tujuan kinerja yang diinginkan

•  Prioritaskan kemungkinan solusi

•  Menetapkan kriteria seleksi

•  Pilih solusi terbaik

•  Tentukan proses yang diinginkan

4.  Implement:

•  Mengembangkan rencana tindakan

•  Mengembangkan metrik kinerja proses

•  Dokumen solusi

• Uji perubahan

•  Melaksanakan perencana aksi

5.  Evaluate:

• Mengukur kemajuan per rencana aksi

• Membandingkan hasil dengan tujuan kinerja yang diinginkan

• Membangun berlangsung umpan balik

• Menentukan tindakan perbaikan yang perlu diambil

• Ulangi siklus untuk menentukan peluang-peluang baru.[15]

Kunci untuk benar-benar menjadi sukses menggunakan proses ini adalah langkah terakhir akan kembali ke awal dan selalu mencari peluang baru.Tanpa ini, hanya akan terjadi perubahan satu kali, bukan perbaikan yang berkelanjutan. Dengan demikian sebuah organisasi/lembaga/perusahaan akan unggul sehingga bisa meraih sukses dalam dalam iklim kompetisi yang semakin hari semakin menggila.

BAB III

KESIMPULAN

1.      Perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement) adalah peningkatan dan perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul. Kegiatan continuous improvement meliputi kepuasan pelanggan, proses kerja, dan performansi supplier yang dapat didesain dan diterapkan dengan berhasil bila dikerjakan dalam tim kerja.

2.      Konsep continuous improvement diterapkan baik terhadap proses, produk maupun orang yang melaksanakan perbaikan itu sendiri. Untuk mewujudkan paradigma continuous improvement, harus ditanamkan personal value yang cocok yakni: kejujuran, kerendahan hati, kerja keras, kesabaran, keterbukaan dan keberanian.

3.      Penerapan continuous improvement di lembaga pendidikan (sekolah) harus benar-benar diwujudkan. Dalam hal ini kepala sekolah tidak cukup hanya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif harus mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan atau dengan kata lain never accept the status quo.

DAFTAR PUSTAKA

Ariani, Wahyu Dorothea. (2003). Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Gaspersz, V. (1997). Manajemen Kualitas dalam Industri Jasa. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Goetsch, D.L., dan Davis, S. (1995). Implementing to Total Qualaity. New Jersey: Prentice Hall International.  Inc.

http://awik87.blogspot.com/2010/07/meningkatkan-mutu-pendidikan.html

http://doublehasanah.wordpress.com/2008/01/02/kaizen-ciri-khusus-manufaktur-jepang/

http://makalahmeza.blogspot.com/2012/03/konsep-mutu-dan-prinsip-manajemen-mutu.html

Shiftindonesia.com/langkah-tepat-menjalankan-kaizen-event/

www.BrainyQoutes.com

---

[1]http://doublehasanah.wordpress.com/2008/01/02/kaizen-ciri-khusus-manu faktur-jepang/, diakses tanggal 28 Nopember 2012.

[2]http://awik87.blogspot.com/2010/07/meningkatkan-mutu pendidikan.html  diakses tanggal 28 Nopember 2012.

[3]http://makalahmeza.blogspot.com/2012/03/konsep-mutu-dan-prinsip-manajemen-mutu.html., diakses tanggal 28 Nopember 2012.

[4]www.BrainyQoutes.com

[5]Dorothea Wahyu Ariani, Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), hlm. 53-54.

[6]Goetsch, D.L., dan Davis, S., Implementing to Total Qualaity, (New Jersey: Prentice Hall International.  Inc., 1995).

[7]Gaspersz, V., Manajemen Kualitas dalam Industri Jasa, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 1997).

[8]Dorothea Wahyu Ariani, Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), hlm. 54.

[9]http://makalahmeza.blogspot.com/2012/03/konsep-mutu-dan-prinsip-manajemen-mutu.html., diakses tanggal 28 Nopember 2012.

[10]Edward Sallis, Total Quality Management in Education, Manajemen Mutu Pendidikan, (Jogjakarta: IRCiSoD, 2011), hlm. 78.

[11]Diktat Manajemen Mutu Versi 1/10, hlm. 22.

[12]Edward Sallis, Total Quality Management in Education, Manajemen Mutu Pendidikan, (Jogjakarta: IRCiSoD, 2011), hlm. 76-77.

[13]http://makalahmeza.blogspot.com/2012/03/konsep-mutu-dan-prinsip-manajemen-mutu.html., diakses tanggal 28 Nopember 2012.

[14]Fandi Tjiptono & Anastasia Diana, Total Quality Management, (Yogyakarta: Penerbit Andi, 2001), hlm. 262.

[15]Shiftindonesia.com/langkah-tepat-menjalankan-kaizen-event/, diakses tanggal 28 Nopember 2012.